原文标题 : HOWTO: Be more productive

作者 : Aaron Swartz

总有人这样说:“如果把看电视的时间用在写小说上,你现在已经完成了一本作品了”,这听起来确实没什么错,写小说无疑比看电视更好的利用了时间。但是,这个理论隐藏的假设是什么?这个理论意味着时间是“可以替换”的——花在看电视上的时间,轻易的被用来写小说。遗憾的是,事实并不是这样。

时间利用的质量的不同的层次。如果去地铁站的时候,忘记带笔记本了,那么,我很难利用在地铁上的时间写几段小说。当你不断被打扰时,你很难集中注意力做事。还有一个是心理因素:有时我很开心,很有动力去做一些事,但是,有事我感到很难过,很累,我只能看电视 。

如果你想要更有效率,你就得认识到这些事实,并且处理好它。首先,你要充分利用时间,其次,你要努力让你的时间更有质量。

有效利用时间

选择合适的问题

生命很短暂(至少我是被这样教育的),所以为什么要把它浪费在一些愚蠢的事情上呢?开始做一件事很容易,因为这很简单。但是我们应该常常问一下自己:我可以做更重要的事吗?为什么不去做那些更重要的事?也许,我们很难面对这样的问题(最终,遵循这条规则的你,你会问自己:为什么我不去解决这个世界上最重要的问题?)但是,每一小步都在让你更高效。

这并不意味着你的时间应该用在解决这世间最重要的问题上。我的肯定不是(毕竟此时此刻我正在写这篇文章),但这绝对是我用来衡量生活的标准。

别太专注

另一个常见误区是如果你只关注一个问题,你将更高效。我发现这并不正确。此时此刻,我正调整姿势、锻炼肌肉、喝饮料、清理我的桌面、使用即时通讯与我的兄弟聊天。在过去的一天里,我为写这篇文章做准备、读了一本书、吃了点东西、回复了几封邮件、与朋友们聊天、备份硬盘,还整理了我的书单。在过去的一周里,我开发几个软件项目,读了几本书,研究了几种编程语言,搬了一些东西,等等。

不同的项目让你在不同质量的时间下做不同的工作,此外,如果你陷入困境,并感觉厌烦时,你应该去做一些其它的事(这可以使你的大脑释放自己)

这会让你更有创造力。创造力来自于你把其它领域学到的东西应用到当前领域。如果你在不同的领域有不现的项目,那么会有更多的想法可以应用。

列一个清单

找出一些不同的事并不困难,每个人都有很多事要做。但是如果你把些都记在脑子里,它们很快就会淹没你。必须记住所有事的心理压力会让你崩溃。解决问题的办法很简单:记下来。

一旦列出所有想做的事。你就可以分类组织它们。例如,我的清单是:编程,写作,思考,跑腿,阅读,听和观察(按照这个顺序)。

大多数主要的项目都包含不同的子任务。以写这篇文章为例,除了写这篇文章的实际工作,还有阅读有关拖延症的内容,构思文章的段落,整理内容,给其它人发邮件提问等等。每个任务可以归类到相应的部分。这样就可以在合适的时间做这些事了。

把清单和生活结合起来

一旦列出了列表,问题就变成了记得看它。记得看它的最好办法是放在你无论做什么都能看到它的地方,比如,我总在桌上放一些书,最上面的那一本就是我最近在读的。当我想要读一本书的是时候,只需要拿最上面一本。

对想看的电视/电影也是这样,每当我听到想看的电影,就把它放到我电脑的一个特殊的文件夹中,每当我想看电影的时候,就打开这个文件夹。

我一直在考虑一种有侵入性的方法,例如当我检查博客更新时,页面弹出一个列表,显示我“待读”文件夹中的内容(RSS的实现),或者偶尔弹出工作建议窗口,让我看看什么时候我在偷懒。

让你的时间列有质量

充分利用时间只能让你走这么远,更重要的问题是更高质量的利用时间。大多数人的时间被工作和学习占用。如果你在上学或者工作,请停止浪费生命(译注:此外应该配上《互联网之子》中的不屑微笑吧,关于当前国内国外的教育实际的情况,大家都明白的,对吧?)但你还能做什么呢?

减少物理约束

随身携带纸和笔

我认识很多有趣的人,他们都随身携带袖珍笔记本。纸和笔在任何情况下都非常有用——你可以随时记录自己的想法。我甚至在地铁上写过文章。

(过去我经常这么做,现在我一直带着我的智能手机,我不用它发送消息,但是可以让我随时有可阅读的材料,可以把我随时记下的笔记推送到的邮箱收件箱,而收件箱里的记录都是必须要处理的事情)

避免被打断

对于需要集中注意力的事情,要避免被打断。简单的方式就是去一个没有打断者的地方,另一个办法是与周围的人达成一种约定,比如:“房间的门关上时,不要来打扰我”,“我带着耳机时,你可以给我发即时消息”(你可以忽略这些消息,直到忙完再处理),关于这一点请不要过犹不及,当你在一件事上浪费了太多时间时,你应该被打断,以分散注意力。另一个很好的利用时间的方式就是帮助其它人解决问题,而不是坐下来看新闻。这就是为什么要与其它的人达成约定:当你不能集中精神时,你需要被打断。

减少精神约束

吃饭,睡觉,锻炼

当你饥饿,疲劳,焦虑时,你的时间的质量会很低。改善的方法也很简单:吃东西,睡觉,运动。但是这一点我没做好,我不喜欢吃东西,所以,我经常饿着肚子工作,最后累得连吃东西的力气都没有了。

对自己说“我知道我很累,但是我不能休息——我有工作要做”会让你觉得自己很努力,事实上,睡一会会让你更有效率,因为这会提升一天中剩余的时间质量。无论如何,你都是要睡觉的,对吧?

我不经常锻炼,所以我不是在这方面给出建议的最佳人选。但是我会尽力去做。当我躺着看书时,我会做仰卧起坐,当我需要走路去某个地方时,我会跑着去。

与开朗的人交流

减少精神约束要难得多。有一位开朗的朋友有很大的益处。例如:在和保罗·格雷厄姆或丹·康诺利聊天之后 ,就更享受工作。——他们放射着正能量。人们通常认为把自己关在房间里,不与其它人接触就可以专心工作,但是遗憾的是这只会让人因为沮丧而变的低效。

分担工作

即使你的朋友并不开朗也没关系,和别人一起解决问题会让事情变的容易一点。一方面精神压力会相互分担,另一方面,有其它人在那里会让你集中精神工作而不是分心。

拖延症和精神力场

然而这一切都在回避一个问题:效率低的人们关键的原因在于拖延症。虽然没有人愿意承认,但是几乎所有人都或多或少有一些拖延症。这并不意味你可纵容拖延。

什么是拖延症?客观的看,就是你只是做一些有意思的事(比如玩游戏,看新闻)而不是你真正应该做的事(这通常让外界觉得你很懒,很差劲)。但是真正的问题是:你的大脑在想什么?

我花了不少时间来探索这个问题,最好的描述是你的大脑为任务增加了一种精神力场,玩过磁铁吧?如果你正确的放置磁铁,并试图让它们靠近,它们会猛烈的排斥彼此。移动磁铁进,你能感觉到磁场的边界。当你试图让他们接近时,磁场会把反你推向相反的方向。

精神的阻力和这个类似。但是,精神阻力没那么明显,你可以感觉到它的边界。你越想靠近,它就把你推的越远。因此,别奇怪,你最终会走向另一边的。

就像不能通过真正的用力来让两块相互排斥的磁铁贴一起一样——一旦你停止用力,他们立即就会分开。——我的意志力从来没有克服过这种精神力场。相反,如果你足够聪明:只需转动磁极。

那么是什么让心理力场产生的呢?貌似是两个原因:任务是否太过困难,自己是被人指派来工作的(分配的任务总是不想干,就是这个意思吧。)

困难的任务

分解它

第一类困难任务是任务很大。假设你要构建一个食谱整理程序,没有人能坐下来就开始编写程序的。编写食谱程序是目标,不是任务。任务是达成目标的步骤。一个好的任务类似于“绘制一个显示菜谱的界面模型”,你知道该怎么做的。

当你做到这一点,下一步就很清晰了。比如:决定菜谱由什么组成,需要有什么样的搜索功能,如果构建食谱数据库等待。在这个过程中,产生了动力,每个任务都指向了明确的下一个任务。当你的大脑在处理这个问题时,解决问题变的容易了。

对于每一个大项目,把当前要做的任务添加到待办事项列表中,当任务完成时,把它的下一个任务添加到待办中。

简化它

第二类困难任务是比较复杂的任务。写一本书似乎是一件令人望而生畏的事,我们可以先写一篇文章,如果写一篇文件也太难,那就先写一段。重要的是,现在就开始做事。

一旦有一些产出,你就可能准确的判断分析,更好的理解问题。改进一些已经存在的东西比从头开始容易很多。如果你写完了一段文章,也许它会扩展成一篇短文,成为一本书。

分析它

解决难题的关键往往在于触发一些灵感。如果你对某个领域的不太了解,很显然,你应该从研究它开始——看看其它人怎么做的,了解 一下基本情况,坐下来试着理解这个领域。尝试解决一些小问题,看你是否掌握了这个领域。

被指派任务

被指派任务是某人要求你去完成的任务。许多心理学实现发现当你试图“激励”他人做一些事的时候,他们往往会不愿意去做或者做的很差。外部激励,比如奖励或者惩罚,扼杀了心理学家所说的“内在动因”——你对问题产生的天然的兴趣。(这是社会心理学中最重复研究和被研究的最彻底的发现——超过70项研究证明激励机制会破坏完成任务的兴趣)。人类的大脑似乎在回避被 告知该做什么。

比较奇怪的是,这种现象并不仅限于其它人的告知。当你试图告诉自己该做什么的时候,也会发生。当你告诉自己“我应该做X事,这是现在最重要的事情”,然后,这件事就成为了世界上你最不想做的事。但是,一旦Y事成为你当下最该做的事时,原来的X事就变的比较简单了。

创建假任务

这里提出一个比较明显的解决方法:当你想研究X事时,告诉自己应该去做Y事。不幸的是,你们很难欺骗自己,因为,你知道自己要做什么。所以,你得更隐蔽一点。

一种是让别人给你分配一个任务。最著名的例子就是研究生需要写一篇论文。这是一项他们必须要完成才能毕业的艰难工作,因此为避免这样做,研究生们乐于去做其它的困难任务。

这项任务看起来很重要(完成才能毕业)很大(需要上百页),但是实际上并不是那么重要,完不成也不会是一场灾难。

不要自己给自己布置任务

人们会很轻易的说:“好吧,我得把这些放到一边,静下心来写完这篇文章”,更糟糕的是,试图收买自己去做事:“好吧,如果我写完这篇文章,就可以去吃糖果”。最糟糕的是让别人强迫你做事。

以上这些都非常诱惑——我也这样做过——但是适得其反。以上三种情况,你在自己给自己分配工作,现在,你的大脑会尽力逃避这些任务。

让事情变的有趣

我们都知道,困难的事情往往不怎么愉快,但事实上,这可能是我做过最开心的事。解决困难的问题不仅让你集中全部注意力,而且当你解决它时,你会觉得感觉有成就感。

所以让自己集中精神做事的秘密不是说服自己必须去做,而是让自己相信事情很有趣。如果不是,那么,你需要让它有趣。

第一次正视这个问题,是我在大学写论文的时候。写论文并不是一项很困难的事,但是我是被要求的那个。谁会愿意把两本书的阅读结果结合到几页纸上呢?为了让这件事变的有趣,我开始把论文写成笑话。首先,我决定用自己的风格编写所有段落。尝试模仿各种形式的演讲(这有一个好处就是可以把页面写满)。

让事情变有趣的另一个方法是解决根源问题。比如,与其构建一个Web应用,不如建立一个Web应用框架,把这个Web应用做为框架的示例(译注:web.py应该就是这么来的 :) )。这样不仅事情有趣了,结果也更好。

总结

关于效率确实有很多误区——像时间是可以替换的,专注是一件好事,奖罚机制是有效的,困难的任务是令人不愉快的,拖延症是不正常的。他们的共同点在于:扭曲你的天性。

对大多数人在大多数工作中的情况可能就是这样。你没有理由去写那些无聊的文章或者归档那些毫无意义的备忘,如果社会强迫你这么做,那你就要学会并且让这种声音远离你。

但是如果你想做一些有价值的事或者有创造性的事,关闭你的大脑就是一件错误的事。高效的真正秘诀在于:倾听身体的声音。饿了就去吃,困了就去睡,感觉厌倦就休息一会。做一些有意思的事。

听起来很简单,它没有任何华丽的辞藻,不需要强大的的自主能动性,更不需要成功者来证明。它更像是一种常识。社会对工作的观念把我们推向了相反的方向。如果我们想要更有效率,我们就需要转身,倾听自己内心的声音。

扩展阅读

如果你想了解更多关于动机的心理学知识,没有比 Alfie Kohn 更好的了。他写了很多文章,还有一本书:Punished by Rewards ,我强烈推荐。

我希望在未来的一篇文章中讨论退学,你真的应该走出去,拿起 The Teenage Liberation Handbook,如果你是一位计算机行业从业者,辞职的一种方式是向 Y Combinator 申请资金,与此同时,Mickey Z的书 The Murdering of My Years 以艺术家和社会活动人士的身份讨论如果做自己想做的事同时做到收支平衡的。